หนึ่งในปัญหายอดนิยมในสำนักงานนั่นก็คือ ปัญหา Printer ปริ๊นไม่ออก เครื่องคอมพิวเตอร์มองไม่เห็นเครื่องปริ๊น หรือกระดาษติดบ่อย ซึ่งปัญหาเหล่านี้เชื่อได้เลยว่ามีอยู่ในทุก ๆ สำนักงานอย่างแน่นอน โดยในวันนี้ เราจะมาดู 5 ปัญหา Printer ยอดนิยม พร้อมวิธีแก้ไขเบื้องต้น เพื่อให้เพื่อน ๆ สามารถนำไปแก้ไขได้เองโดยไม่ต้องรบกวนให้เจ้าหน้าที่ไอทีมาแก้ไขบ่อย ๆ ครับ
1. ปัญหากระดาษติด
ปัญหากระดาษติด เป็นปัญหา Printer ยอดนิยมที่ผู้ใช้ต้องเจอกับ Printer ทุก ๆ เครื่อง และส่วนมากที่พบเจอมักจะพบใน Printer Laser เพราะจะเป็นระบบฟีดกระดาษให้แกนแม่เหล็กจ่ายหมึกไปที่กระดาษ โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่พบเจอคือ กระดาษ Reuse ไม่สะอาด และมีรอยยับ ทำให้ระบบฟีดกระดาษ หรือมีเศษวัสดุติดไปกับกระดาษทำให้กระดาษติด โดยการแก้ไขให้เพื่อน ๆ ถอดตลับหมึกออกมาเพื่อนำกระดาษที่ติดออก หรือเปิดฝาด้านหลังเพื่อตรวจสอบเศษกระดาษที่ติดในระบบฟีด (เพื่อน ๆ ควรดูคู่มือของรุ่นที่ใช้งานก่อนถอดตลับหมึก เพราะในแต่ละรุ่นมีการถอดแตกต่างกัน)
2. คอมพิวเตอร์มองไม่เห็น Printer ในเครือข่าย
อีกปัญหาหนึ่งที่ เป็นปัญหา Printer ยอดนิยม นั่นคือคอมพิวเตอร์ของเพื่อน ๆ มองไม่เห็น Printer ที่ต่อผ่านระบบเครือข่าย หรือ Printer แสดงข้อความ offline โดยปัญหาอาจเกิดจากหมายเลขไอพีแอดเดรสของ Printer เปลี่ยนแปลงไปทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเรามองไม่เห็น โดยการแก้ไขให้เรากดเพิ่ม Printer ใหม่ใน Control Panel และเพิ่ม Printer ไอพีใหม่เข้าไปในรายชื่อ Printer ซึ่งเพื่อน ๆ ไม่ต้องติดตั้งไดร์เวอร์ใหม่ เพราะใช้ไดร์เวอร์ที่เคยติดตั้งแล้วก็ได้
3. ปัญหาหมึกจาง (เฉพาะ Printer Laser)
ในการใช้งานบางครั้งเพื่อน ๆ ต้องเจอกับเหตุการณ์หมึกหมด หรือหมึกจากเพราะใกล้หมดแล้ว แต่ไม่มีตลับหมึกสำรอง ซึ่งในการแก้ไขเบื้องต้นนั้น ให้เพื่อน ๆ ถอดตลับหมึกออกมา จากนั้นให้จับตลับหมึกในแนวนอน แล้วเขย่าขึ้นลงประมาณ 5 – 10 ครั้ง และ เขย่าซ้ายขวาประมาณ 5 – 10 ครั้ง โดยวิธีแก้ไขนี้จะช่วยให้ตลับหมึกสามารถใช้งานต่อได้อีกระยะหนึ่งครับ (ในขั้นตอนการเขย่าตลับหมึกควรทำภายนอกห้อง และใส่หน้ากากกันผงหมึกเข้าระบบทางเดินหายใจ)
4. ปัญหากดพิมพ์แล้ว Printer ไม่พิมพ์งานออกมา
ปัญหาพิมพ์ไม่ออกเป็นปัญหา Printer ยอดนิยม ที่ผู้ใช้พบบ่อยที่สุด เนื่องจากเมื่อเราส่งข้อมูลไปให้ Printer แล้ว เครื่องไม่ตอบสนอง ซึ่งหากเราตรวจสอบกระดาษแล้ว ไม่พบว่ากระดาษติด ก็อาจเกิดจากปัญหาทางด้านซอฟต์แวร์ โดยอาจเกิดจาก Printer ไม่สามารถพิมพ์งานก่อนหน้าที่ส่งไปได้ จึงทำให้งานลำดับต่อไปอยู่ในสถานะรอคิว โดยเราต้อง Cancel งานลำดับที่เกิดปัญหาก่อน เพื่อให้งานลำดับถัดไปสามารถพิมพ์ออกมาได้ แล้วทำการตรวจสอบไฟล์ที่ไม่สามารถพิมพ์ได้ว่าไฟล์เสียหรือไม่
5. ปัญหา Printer ไม่ทำงานเนื่องจากเลือกถาดที่ไม่มีกระดาษ
ปัญหา Printer เลือกถาดที่ไม่ได้ใช้งาน เป็นอีกปัญหาที่พบได้บ่อย โดยสามารถตรวจสอบได้จาก Preferences ของ Printer ว่าชี้ไปที่ถาดใด แต่หากเพื่อน ๆ ไม่สะดวกเข้าไปแก้ไขในหน้าโปรแกรม ก็สามารถย้ายกระดาษไปใส่ถาดช่องอื่นของ Printer แทนการแก้ไขในโปรแกรมก็ได้
นอกจากปัญหาที่ยกตัวอย่างมาแล้วนั้น ยังมีปัญหาอื่น ๆ ที่ชาวออฟฟิศต้องเจอ เช่น การใส่กระดาษมากเกินทำให้ Printer ไม่ทำงาน การปรับถาดกระดาษไม่ตรงกับขนาดกระดาษ ซึ่งปัญหาเหล่านี้ล้วนแล้วจะทำให้เสียเวลาในการทำงานทั้งสิ้น ซึ่งหากเราแก้ไขได้เองในเบื้องต้น ก็จะลดเวลาในการรอช่างมาซ่อมได้ไปมากเลยครับ
